Cómo ahorrar en personal organizando las vacaciones de tu equipo

El gasto en personal es uno de los gastos más rígidos de nuestros restaurantes. Excepto pequeños ajustes por aumento de clientes en determinadas épocas, la plantilla base de nuestros restaurantes tiene un alto grado de estabilidad. Y con estabilidad nos referimos a que los puestos de trabajo en el restaurante tienden a ser siempre los mismos.

Tras la última Reforma Laboral es todavía mayor esa base rígida de salarios que marca un suelo constante de gasto de personal que, evidentemente, hay que compensar con las ventas del negocio.

Por lo tanto, el hostelero u hostelera debe ser flexible, original y previsor para mover las piezas de su puzzle en lo que al personal se refiere. Los turnos, las libranzas, los horarios, los festivos, las vacaciones… deben estar bien organizados y resueltos. Descontrolar estas cuestiones puede mermar la rentabilidad.  


En este artículo os hablaremos de las vacaciones y de cómo adelantaros a ellas os hará ahorrar en el gasto de personal. A continuación, vamos con las claves para gastar menos en personal y gestionar mejor vuestras plantillas en lo que a las vacaciones se refiere.

1. Leer concienzudamente tu Convenio Colectivo

   En ese documento vas a encontrar las líneas rojas y las directrices legales para planificar las vacaciones y el resto de puntos de la relación entre empresa y trabajadores. Además, marca los límites temporales en cuanto a las vacaciones. Por ejemplo, el convenio colectivo de la Hostelería de la Comunidad de Madrid marca que las vacaciones son de 30 días, pero limita su distribución a un mes seguido o a dos bloques de 15 días naturales, pero uno de ellos tendrá que darse entre el 15 de junio y el 15 de septiembre.
   
   Además, el Convenio Colectivo marca como obligatorio que el calendario anual de vacaciones de las plantillas de hostelería esté acordado antes del 31 de enero de cada año. Con estos ejemplos, os queremos hacer ver que es indispensable conocer las reglas del juego para poder sacarle el máximo partido a las decisiones de personal.

2. Planificar con antelación

   Además de que ya hemos visto que es obligatorio por el Convenio Colectivo, es muy recomendable hacer una planificación anual de vacaciones y no dejarlo todo a la improvisación. Ganarás fidelidad y sentimiento de pertenencia en tus empleados si lo haces así ya que podrán organizarse su vida con mucha antelación y ganarán en conciliación familiar.

3. No caer en la trampa del mes 13

   Aunque parezca que el año tiene doce meses, para los cálculos de costes de personal, en realidad, tiene trece meses, ya que el coste de un empleado a lo largo de un año es de sus doce sueldos más el sueldo que le tendrás que pagar a la persona que lo sustituya en el mes de vacaciones.

   Este detalle, que parece pequeño, puede aumentar el coste de personal en tu restaurante hasta en un 9% a lo largo de un año.

4. Analiza tus meses más flojos en ventas

   Lo que queremos es que decidas cuáles son los meses en los que puedes prescindir de empleados para darles vacaciones. El objetivo es no caer en la trampa del mes 13 y lo vamos a conseguir organizando bien las vacaciones anuales de manera que consigamos dar vacaciones a los empleados en los momentos en los que no necesitamos reemplazarlos, no en cualquier momento aleatorio del año. Los meses más propensos para hacer eso serán los meses de menos ventas.

5. Calcula cuánto tiempo habrá siempre algún empleado de vacaciones

   Pensemos en un restaurante que abre todo el año y que tiene 6 empleados en plantilla. En este caso, el empresario debe de ser consciente de que, durante seis meses al año, siempre habrá una persona de vacaciones. ¿Cuáles son los seis mejores meses para eso?
   
   Aquí es donde entra vuestra capacidad de gerenciar el negocio y de tomar decisiones con números delante. Una posibilidad podría ser cerrar 15 días en verano para, de un plumazo, liquidar la mitad de las vacaciones de toda la plantilla. En este ejemplo que estamos viendo, tomar esa decisión implica un ahorro de 3 meses de sueldo (quince días por cada empleado teniendo seis empleados en plantilla).
   
   Llega el momento de comparar las ventas históricas o previstas de esa quincena elegida y marcar un punto de equilibrio para saber si sería rentable o no abrir en esos días sabiendo que cerrando el ahorro es de tres meses de sueldo de tus empleados base

6. Categoriza a tu plantilla por funciones

   Para intentar abrir todo el año y dar las vacaciones de forma escalonada, es imprescindible tener claras las categorías de tus empleados y las funciones que pueden desempeñar, tanto en cocina como en sala. Si consideras que alguien es irremplazable es porque algo está mal en la organización de los flujos de trabajo de tu equipo. En este caso, tu tarea será analizar y manualizar ese puesto de trabajo para que, en ausencia de la persona titular, lo pueda realizar otro trabajador cualificado para ello.

7. Ten comodines en sala y cocina

   Os animamos a que, tanto en cocina como en sala, creéis la figura del “correvacaciones”, es decir, una persona polivalente que, teniendo a mano todos los procesos de cada puesto manualizados (hoja de pedidos, de cierre de caja, checklist de apertura y cierre, planificación de cámaras…) pueda cubrir a cualquier compañero que esté de vacaciones.

Aplicando estas siete claves, conseguirás un ahorro anual de miles de euros en tu restaurante. Además, contribuirás a una mejora clara del clima laboral y a que tus empleados se sientan valorados y sean más fieles a tu restaurante y a ti como líder y gestor de equipos.