Qué es el arqueo de caja y cómo hacerlo de forma correcta

Pocas cosas son tan importantes en un establecimiento hostelero como cuadrar la caja: es decir, que lo que se ha vendido y registrado en el sistema coincida con lo que se ha recibido, es decir, con lo que los clientes han pagado. En este artículo ahondaremos en este proceso, imprescindible para una tesorería acertada y una correcta contabilidad, y que se conoce como arqueo de caja.

Qué es el arqueo de caja

El arqueo de caja es una tarea fundamental en cualquier negocio y que resulta totalmente imprescindible en la planificación y registro contable de un negocio hostelero. Se trata de un registro financiero de un periodo determinado, que en hostelería sería, idealmente, una jornada de trabajo.

En este caso el arqueo de caja se realizaría al cierre del servicio o, en caso de que haya dos personas responsables de la caja en turnos distintos a lo largo de la jornada, no estaría de más que la primera persona realizara su arqueo de caja, evitando así que el segundo o segunda responsable de esta arrastrase los posibles descuadres hasta el final del día.

El arqueo de caja consiste en cuadrar todos los pagos recibidos, incluyendo aquellos que se realizaron en efectivo (que se encuentra en la caja del establecimiento) y aquellos que se realizaron empleando otros métodos (todos aquellos que el restaurante o bar acepte, como tarjetas, cheques, etc.) con la cifra registrada como total en el periodo de tiempo registrado.

Cómo hacer un arqueo de caja

Una vez comprendido el proceso necesario para llevar a cabo un proceso de caja, su repetición es sencilla y rutinaria. Los arqueos pueden realizarse de manera sistemática, es decir, siempre a la misma hora o en el mismo momento, por ejemplo, al cierre de un turno o de una jornada.

Esta es la fórmula más recomendable en el caso de la hostelería. Otros sectores o tipos de negocio pueden realizarlos con otra frecuenta, por ejemplo, semanalmente. Este proceso también puede realizarse de manera no planeada, cuando se decide hacer fuera de una fórmula sistematizada, es decir, un día y a una hora que son distintos cada vez, que no sigue un patrón.

Lo más recomendable a la hora de enfrentar el arqueo de caja es poder llevarlo a cabo con tranquilidad, a poder ser sin interrupciones, dado que se trata de un ejercicio de conteo en el que es necesario estar concentrado para no cometer errores. Además, sería ideal tener la caja cerrada, es decir, no recibir más pagos ni hacer más cobros mientras se están contando los de un periodo de registro concreto (como un día, por ejemplo).

1. Conocer el total contabilizado en el periodo de registro determinado, que en este caso determinaremos como un día, ya sea en una caja manual o en un TPV, en su versión digital. Aquí se incluyen todas las ventas, es decir, los ingresos, pero también, en caso de que se hayan producido, los egresos o extracciones de la caja, descuentos o promociones que se hayan realizado, etc. para que la cifra final sea la adecuada. En este caso, el empleo de TPV facilitaría el registro de las ventas y extracción de estos datos.
   
   
2. Contar todo el efectivo en caja y todos los pagos recibidos por otras vías (aquellas que el negocio hostelero acepte). En el caso de los pagos con tarjeta, es importante comprobar que las cifras que se han registrado en el datáfono al realizar los clientes sus pagos son las mismas que ha contabilizado el TPV o sistema de caja manual.
   
   
3. Tras los dos pasos anteriores, conociendo la cifra total de facturación y la de pagos en el mismo periodo, hay que comparar ambas cifras, la del registro de ventas con la del total del dinero contabilizado.
   
   
4. En el caso de que la caja cuadre, el proceso pasaría en este momento al siguiente paso. En caso contrario, sería el momento de detectar de donde proceden los descuadres (en positivo o en negativo), lo que supone revisar tickets de venta, pagos con tarjeta, revisar que se hayan realizado descuentos, promociones, ofertas, etc. o si el desequilibrio proviene por otro motivo.
   
   
5. Al finalizar el arqueo se documenta el resultado y las acciones que se hayan llevado a cabo en caso de que la caja no cuadre. Es opcional, pero recomendable de cara a crear un registro y estandarizar este proceso para asegurar su regularidad que la persona que lo haya realizado selle o firme el resultado final, dejando constancia del ejercicio de contabilidad.

Escenarios posibles tras realizar el arqueo de caja

Si la caja cuadra, es decir, si la cifra que hemos contado, verificado, comparado y comprobado coincide y es correcta, el arqueo de caja habrá cuadrado: el registro contable es correcto.

Si la caja no cuadra, se abren dos escenarios: que falte dinero o que sobre dinero. En el caso de que falte dinero, la cifra en concreto habrá de ser contabilizada como pérdida en el registro contable. En caso contrario, es decir, si lo que sucede es que sobra dinero porque la cifra contabilizada es superior a la registrada, la diferencia sería contabilizada como ingreso en el registro contable.

Motivos para hacer arqueo de caja

• Detectar y corregir errores en caso de descuadre y tomar las decisiones pertinentes en cada caso

Los errores en caso de que falte dinero no pueden venir dados por un fallo en el cobro, pero también en el pago. Es decir, puede que un miembro del equipo, al gestionar la cuenta, haya cobrado erróneamente o dado mal una vuelta, pero también que un cliente haya pagado de más (o de menos).

Además, puede suceder que el fallo en la contabilidad venga del lado del registro de ventas, si se registró una venta que no se realizó o, por el contrario, no se registró una venta que sí sucedió. El control de tickets y recibos, tanto en su versión analógica como digital, es clave para poder detectar dónde se encuentra el error, de qué lado proviene y tomar decisiones para subsanarlo.

• Asegurar el control interno

Una contabilidad controlada, cuadrada y en orden se traduce en un mayor y mejor control interno de la empresa, que además de certeza en el plano empresarial, aporta tranquilidad, no menos importante.

Además, en el caso de errores de descuadre, dar con su origen también hará que el hostelero tenga un dominio mayor de la situación diaria en su empresa. Y es que un descuadre también puede venir dado por un caso de robo o fraude. En este caso, hablamos de una situación que sería interesante detectar lo más rápido posible para poder identificar su responsable y tomar las medidas pertinentes.

• Apostar por la transparencia contable de empresa y, por ende, asegurar el cumplimiento fiscal

Una correcta contabilidad, es decir, el adecuado registro de operaciones económicas de la empresa es imprescindible. Por supuesto, nos interesa que los números salgan a nivel interno, tener claras nuestras cuentas y conocer en todo momento nuestros datos y rentabilidad. Pero no únicamente.

Otra de las razones por las que los arqueos de caja son necesarios para asegurar esa transparencia contable es para poder el cumplimiento fiscal, es decir, el pago de impuestos. Una contabilidad ordenada y clara simplifica la fiscalidad de la empresa, asegurando que el hostelero pague los impuestos que tiene que pagar (ni más, ni menos, los que los números de sus resultados tengan como resultado).