Cajón inteligente de cobro para hostelería: cómo funciona, pros y contras

Desde hace un tiempo puede verse en las barras de negocios hosteleros de todo tipo un nuevo elemento que ha llegado para transformar los sistemas de cobro en efectivo. Este nuevo inquilino de bares, cafeterías y restaurantes de todo el país da relevo al tradicional cajón en el que se deposita y desde el que se saca el dinero, abriéndose y cerrándose una y otra vez, para poder completar cada operación. 

Para conocer más sobre esta solución y saber si puede ser de tu interés emplearla en tu negocio, ¡sigue leyendo!

Qué es un cajón inteligente

El cajón inteligente o caja de auto cobro es una solución que busca optimizar la gestión de las ventas y los cobros que se llevan a cabo en efectivo en el sector de la restauración (aunque pueden emplearse también en otros). Este tipo de herramienta trabaja conectada a un TPV, por lo que permite llevar a cabo el registro de la venta de la comida y bebida del negocio y su cobro desde un mismo dispositivo. 

Pero ¿cuál es entonces la novedad? Pues que este tipo de solución elimina la necesidad de abrir el tradicional cajón del efectivo y la manipulación del dinero desde este. En este caso, es la propia máquina la que, al cerrar el ticket, recibe el dinero a través de ranuras destinadas a ello en las que se insertan las monedas y/o billetes recibidos. En función del importe del ticket (es decir, de la venta realizada) y del dinero depositado, la máquina genera el cambio necesario para cerrar esa operación. 

Para qué sirve un cajón inteligente

El cajón inteligente tiene el objetivo principal de hacer más eficiente y seguro el sistema de cobros en efectivo que se producen diariamente en cualquier tipo de negocio del sector hostelero. Aunque existen gran variedad de opciones de diseño y funcionalidades disponibles en el mercado, el elemento común en todos ellos es su capacidad para automatizar las operaciones de cobro en efectivo, haciendo que dejen de depender del factor humano, es decir, del equipo que trabaja en el negocio, para pasar a ser un proceso mecánico, conciso y sin margen de error.

Ventajas de usar un cajón inteligente en hostelería

Evita descuadres de caja

Los descuadres de caja son un dolor de cabeza que, además, suele llegar al final de un servicio, sin posibilidad de corrección, complicando el cierre de jornada. Sumado a la parte de pagos que se haga con tarjeta, al recibir el total de los cobros en efectivo que se hacen en el establecimiento y dar las vueltas exactas, el empleo de un cajón inteligente evita la posibilidad recurrente de que las cajas se descuadren. 

De esta manera el o la responsable de llevar a cabo esta tarea podrá minimizar el esfuerzo de llevarla a cabo y aumentar la eficiencia de la acción. Además, si alguien trata de pagar con un billete o moneda de curso no legal y el personal encargado del cobro se despista y lo recibe, la máquina lo rechaza. Es una forma más de evitar no solo descuadres de caja, si no intentos fraudulentos de pago.

Anula los errores en las vueltas

Uno de los motivos por los que se puede descuadrar una caja es por uno o más errores a la hora de dar las vueltas. Tal y como hemos señalado, el cajón de cobro automático genera la cantidad exacta de cambio correspondiente a cada operación en función del dinero en efectivo introducido, previamente, en la máquina. ¡Adiós a los despistes!

Si fuera necesario, cualquier miembro del equipo puede cobrar

Al emitir el ticket, efectuar el cobro y generar las vueltas por sí misma, esta solución permite que, introduciendo el efectivo recibido del cliente, cualquier miembro del equipo del bar, restaurante, cafetería… podría encargarse de esta tarea si fuera necesario o, si en un momento puntual, tuviera que hacerse cargo de esta responsabilidad. 

Incluso, puede darse el caso, en función del modelo de negocio y del equipo del que se disponga para atenderlo, en el que sea el propio cliente quien haga su pago sabiendo que lo hará con exactitud y sin cometer errores.

Mayor seguridad

Al encontrarse anclado y cerrado, no hay manipulación de efectivo u opción de abrir el cajón… por lo que es más difícil que se produzcan robos o hurtos al no haber contacto visual con el dinero, que se almacena en su interior. 

Desventajas de usar un cajón inteligente en hostelería

Rapidez en el servicio

Dado que el cajón inteligente necesita de un tiempo determinado para llevar a cabo cada operación (recibir los billetes y monedas insertados, procesarlos, estimar la vuelta y generarla) y que no puede llevar a cabo más de una operación cada vez, en momento de pico de afluencia de servicio puede no ser más rápido de lo que sería el propio personal del negocio si pudiera dar las vueltas con un cajón de cobro tradicional. 

Nos referimos, sobre todo, a negocios con un conteo continuado de ventas, como pueden ser barras de bares o cafeterías, en los que la hora punta acumula una sucesión de tickets generados de manera muy rápida, con pequeños pagos en efectivo, y que se cobran al momento, o en poco tiempo después de haber sido servida la consumición.

¿Y si da un error…? 

Ante un fallo, al tratarse de una máquina electrónica y depender de un software, puede suceder como tantas otras herramientas que empleamos en el día a día de la restauración: si fallan, la solución puede no ser tan sencilla como en sus versiones tradicionales. Por ejemplo, en el caso de un cajón de cobro a los que estamos habituados, si su conexión con el TPV falla, puede abrirse con una llave y sacar el cambio requerido. En este caso, esa posibilidad se anula, ya que es el propio cajón el que lleva a cabo las cuentas y “dispensa” el dinero que corresponde en cada caso. 

Es más caro que un cajón tradicional

El tradicional cajón de cobros de hostelería requiere de una inversión menor. En el caso de apostar por este tipo de cajón inteligente, el presupuesto que el hostelero necesita aumenta, teniendo en cuenta que, por sus características, dimensiones y funcionalidades, esta nueva versión resulta más cara.