Checklist: qué tener en cuenta para abrir un restaurante

Sabemos lo dificultosa que es la tarea de abrir un restaurante. Se trata de un proceso lleno de contratiempos, de retrasos, de gestiones administrativas y de trámites burocráticos.

El día a día de la obra de un local te puede hacer perder el foco. Las obras son auténticos agujeros negros de tiempo y debes salir de ellos porque, mientras la obra avanza, hay otras muchas cosas que debes ir haciendo para que, después, no te pille el toro.

¿Para qué una check list de apertura en un restaurante? 

Recuerda que eres tú el project manager o director de proyecto de tu propio restaurante y no puedes perder la perspectiva general del proyecto.

Con este objetivo os lanzamos una check list que enumera las tareas principales, divididas por áreas, que van en paralelo a la obra y que debéis tener en cuenta. ¡Vamos con ellas!

Aspectos empresariales generales

• Plan de negocio con horizontes temporales a corto y medio plazo.
• Análisis de viabilidad de tu concepto en el local que estás firmando.
• Análisis de viabilidad de tesorería para la inversión inicial.
• Cronograma con las tareas necesarias para la apertura desde tres meses antes de la posible fecha hasta tres meses después, dividiendo el tiempo en semanas.
• Reuniones semanales para comprobar los avances del proceso y recalcular tiempos.

Área financiera

• Abrir cuenta en el banco.
• Pedir los datáfonos (negociando bien las comisiones)
• Definir origen del dinero de la inversión de inicial y formas y fechas de devolución.
• Pedir tarjetas de crédito y débito para la empresa.
• Solicitar el acceso a la banca online y los permisos de transferencias.
• Definir la forma de facturación y de pago a los proveedores de materia prima.
• Darse de alta en las empresas de tickets restaurante
• Cambiar efectivo para tener cambio en la caja.

Área de local y obra 

• Consulta a urbanismo sobre el estado de la licencia del local y sus antecedentes por si hubiera denuncias u órdenes de cierre o problemas para realizar nuestra actividad.
• Cambio de titularidad de la licencia (en caso de locales en funcionamiento).
• Declaración responsable de inicio de obra y solicitud de licencia (en caso de locales nuevos o que provengan de otro tipo de actividad).
• Comunicación con el portero de la finca y con la comunidad de vecinos.
• Informarse de que nuestro proyecto no contraviene los estatutos de la comunidad.
• Contratación del seguro de obra.
• Instalación de sistema contra incendios.
• Proceder a la desratización y desinfección del local.
• Lay out de flujos de trabajo sobre plano, tanto en cocina como en sala.
• Definir el conjunto de presupuestos del proyecto y formas de pago… obra, interiorismo, mobiliario, maquinaria, menaje…
• Revisión de contratos de suministros y cambios de titularidad, mucho cuidado con la potencia contratada con la empresa eléctrica.
• Visitas de obra semanales y certificaciones quincenales.
• Instalación de alarma y cámara de seguridad.
• Determinación de los puntos de red para la instalación del TPV.
• Contratación de internet para el local.

Área de personal

• Estimación de las necesidades de personal para el local, teniendo en cuenta los horarios decididos de apertura y cierre, así como los días de la semana en los que se va a abrir.
• Fijación de categorías de ese personal y de sueldos.
• Determinación del coste total mensual de personal para el restaurante.
• Calendario de gestiones de personal (oferta, entrevistas, altas…).
• Crear un flujo de trabajo adecuado con la gestoría.
• Elaborar una ficha de alta de empleado para mejor comunicación con la gestoría.
• Informarse acerca de las distintas subvenciones y exenciones de cuotas a la Seguridad Social existentes en tu Comunidad Autónoma o Ayuntamiento.
• Elaborar las fichas con las descripciones de los puestos de trabajo.
• Llevar a cabo los briefings de preapertura con el equipo.
• Entrega del Pack de Bienvenida.
• Prueba de carta con el equipo.

Área de experiencia del cliente y redes sociales 

• Definir las redes sociales dónde va a estar el restaurante, abrir cuentas e ir publicando para generar expectación.
• Registro de marca.
• Compra del dominio de la página web y creación de cuentas de correo.
• Elaborar documento de inspiración para la decoración.
• Creación de una landin en la web que contenga, al menos, la información básica.
• Renders y planos del local.
• Selección de mobiliario.
• Pruebas de set up de mesa, con menaje, cristalería y mantelería.
• Pruebas de platos y fotos con el menaje definitivo.
• Presupuesto para la inauguración o soft opening.
• Elaboración y envío de nota de prensa.

Área de gestión y administración 

• Elegir muy bien a la gestoría.
• Crear un sistema administrativo lo más automático posible.
• Elegir un software de gestión para el TPV del restaurante.
• Tomar la decisión sobre si coger reservas o no.
• En caso de que optes por tener reservas, configurar tiempos, días y plano de mesas.
• Crear un sistema único de pagos y recepción de documentación por parte de los proveedores.
• Configurar el software con las familias, los platos y bebidas, los precios y los planos.
• Asignar una numeración lógica y reconocible a las mesas.
• Pruebas de red en barra, sala y cocina para asegurarnos de que las impresoras y el software funcionan correctamente.

Área de oferta gastronómica 

• Esbozar una carta de comida y de vinos tres meses antes de la apertura.
• Realizar unos escandallos, a mano alzada, para poder poner unos precios aproximados y tener una idea del ticket medio que vamos a tener.
• Negociación con proveedores de materia prima, petición de tarifas y de material de prueba.
• Definición de los flujos de trabajo en sala y en cocina.
• Definición de la maquinaria necesaria en cocina y en sala en base a esa carta y a esos flujos diseñados.
• Cuando ya se pueda entrar en la cocina, realización de pruebas con los elementos instalados.
• Concreción de los escandallos con los proveedores elegidos y los retoques tras haber probado la carta in situ.
• Creación del pricing del restaurante, tanto de comida como de bebida.
• Filtro de la propuesta inicial de carta por problemas con procesos, cruces de trabajo, precios, proveedores…
• Elaboración de documento con la explicación de los platos y los alérgenos para que lo pueda usar el personal de sala.
• Fichas técnicas y recetas.
• Documento de explicación de la carta de vino junto con las posibles recomendaciones de maridaje a los comensales.
• Prueba general con familiares y amigos donde se verifiquen que funcionan los procesos de toma de comanda, producción de cocina, pase, recogida y cobro al cliente.
  
  

Sabemos que cada local de hostelería es un mundo. Por eso algunos de los puntos recogidos en esta check list de apertura son más genéricos. Nuestra intención es que puedas personalizarla, adaptándola para tu restaurante, y que cuentes con un guía sobre todo lo que hay que hacer antes de abrir.

También sabemos que faltan muchas pequeñas cosas y trámites varios (temas sanitarios, terrazas, instalación de grifos, revisión de salida de humos…) pero hemos querido ir a lo más común y general, que sirva para todos vosotros.

Esperamos haber sido de ayuda. ¡Mucha suerte en tu aventura, futuro hostelero!