Cómo organizar horarios y turnos de trabajo para la reapertura

Cambiamos de fase lentamente, y estos cambios graduales vienen acompañados de nuevas responsabilidades en materia de prevención para las que hay que ‘dejar hueco’ en el horario laboral. Limpiar dos veces al día exige alguna hora, y desinfectar las mesas lleva unos minutos. ¿Podemos tenerlo en cuenta para organizar horarios y turnos de trabajo para la reapertura?

¿Tengo que cambiar el horario del local en la desescalada?

Hasta ahora, ninguna de las fases modifica el horario de apertura y cierre de los locales per sé, salvo en contados municipios que han decidido fijar un horario máximo como ha sido el caso de Zaragoza. Es decir, podremos seguir con nuestro horario de apertura si tenemos en cuenta algunas modificaciones operativas que no podemos dejar de lado.

Tener en cuenta las desinfecciones diarias

Dado que hay que limpiar y desinfectar dos veces al día el local, quizá tengamos que prescindir de una hora-persona a mediodía y a última hora del día. Las hora-persona son muy útiles para gestionar un local porque indican el tiempo que requiere una tarea.

Así, pongamos que cerramos a las 23:00 horas y que desinfectar el local lleva una hora-persona. Si solo un trabajador se queda el encargado con la limpieza, tendremos que echar el cierre a las 22:00 horas o hacer una hora extra. Pero si contamos con dos empleados podremos cerrar a las 22:40 horas.

Este tipo de cálculos serán muy relevantes durante las próximas semanas y, al igual que sabemos cuánto tiempo lleva preparar un plato gracias al escandallo, es aconsejable saber cuánto tiempo tardamos en limpiar, cambiarnos de ropa o desinfectar para poder tomar decisiones.

Destinar un área de trabajo a cada empleado

¿Qué tienen que ver áreas de trabajo y el espacio de 2 metros entre trabajadores con el horario? Que podemos ahorrar mucho tiempo si definimos bien a qué se dedica cada empleado y su área de trabajo.

Cada vez que un profesional entra en un puesto de trabajo donde ha estado trabajando otro, hay que desinfectar a fondo este espacio en base a la normativa de desescalada. Esto tiene un importante coste en horas, y por ello conviene tener en cuenta dos puntos al organizar horarios:

1. Definir un área de trabajo para cada empleado. Asignar un empleado a la cocina, otro a la barra y delivery, otro a las mesas, etc, ayudará a evitar invertir tiempo en limpiezas extra. Estas áreas se pueden dividir por funciones, pudiendo haber dos personas en cocina si esta es grande e incluso cubrir una misma persona varios espacios, como terraza y delivery.
2. Lo óptimo será realizar la limpieza masiva de mitad de día durante ese cambio de turno, de existir. De esta manera aprovecharemos para desinfectar a fondo los puestos de trabajo, optimizando el tiempo.

Es importante dejar claro a los empleados cuáles son sus horarios y espacios de trabajo para evitar pérdidas de tiempo.

Cómo organizar el horario de entrada y salida para cambiarse

También es recomendable determinar un cuadrante de entrada al trabajo con unos 10 o 15 minutos de diferencia para que los trabajadores no coincidan en el espacio donde se cambian de ropa. Veamos el siguiente cuadrante de ejemplo.

En un local con cuatro empleados cada uno de ellos tiene su propio espacio de trabajo asignado: José Luís se encargará de la cocina, Lorena del take away en la barra exterior, Manuel de la terraza y Ernesto —que antes trabajaba como camarero— ahora realizará los repartos a domicilio. La barra interior y el interior del local, de momento, permanecerá cerrado a clientes.

Los horarios se han determinado así porque la cocina está al fondo del local. Así, José Luís entra, se cambia, y pasa al fondo. Luego, Lorena hace lo propio, seguida de Manuel y finalmente Ernesto. El cambio de turno se realiza de 16:00 a 17:00, coincidiendo con la primera limpieza a fondo. Se ha intentado que el cambio de turno y la primera desinfección a fondo coincida con el cierre de cocina.

Este punto es especialmente importante debido a la ‘contaminación’ de los EPI y el material usado por los empleados. Tanto a final de su jornada como después de cada limpieza (pueden coincidir) los EPI y la ropa de trabajo han de ser desechados (puestos a lavar o reciclados, según el material).

Esto significa que el vestuario también debe ser una sala limpia donde poder desechar este material. Es importante contar con bolsas donde guardar los uniformes de trabajo para enviarlos a lavar; así como con contenedores para el reciclado de aquellos EPI de un solo uso, evitando que el empleado recorra el local para depositarlos.

Y, para que todo este proceso funcione como un reloj, es aconsejable marcar en el cronograma cómo y cuándo se retiran estos materiales. Hacer que las tareas sean parte del horario y turnos.

¿Necesito cerrar el local para realizar las limpiezas?

Aunque no será obligatorio cerrar el local cuando realicemos las limpiezas del cambio de turno y la de los puestos de trabajo (pueden coincidir), la limpieza por zonas sí afectará a estas. Es decir, si estamos desinfectando la cocina, no podremos cocinar en ella; y si limpiamos las mesas de la terraza, nadie podrá sentarse en unos minutos.

Es por eso que merece la pena realizar un cuadrante intentando que coincida la limpieza con los horarios de salida, y estos con el horario de mínima afluencia a nuestro local, si nos es posible. Vaya por delante que no es algo sencillo, especialmente si disponemos de mucho personal, pero que el retorno en horas-persona podría resultarnos muy útil.

Organizar turnos para el ‘take away’ y ‘delivery’

En el cuadrante del ejemplo vemos tachado ‘barra’ e ‘interior local’. Hasta el momento las Fases 0 y 1 no permiten clientes dentro del local, por lo que se liberan horas de personal que dirigir a otras funciones que cobran relevancia en el escenario de la covid-19. Por ejemplo, la recepción de pedidos por teléfono, la entrega por barra exterior o el delivery.

El mismo camarero que ahora no atiende mesas en el interior ahora puede conducir el vehículo de la empresa realizando repartos, lo que puede implicar una modificación sustancial de su horario y turno de trabajo. Recordemos que este debe hacerse mediante contrato.

A medida que se vayan sucediendo las distintas fases de la desescalada, podremos ir recuperando la normalidad del local, volviendo a turnos clásicos pero llevándonos lo aprendido de la experiencia. Todas aquellos procesos que mejoremos durante estas semanas nos acompañarán en el futuro.