Ejemplo de programa de control de proveedores para bares y restaurantes

Las empresas y los profesionales del sector Horeca damos la cara ante el cliente final, por lo que debemos asegurarles un óptimo servicio y máxima satisfacción. Pero, para ello, no podemos estar solos. Resulta fundamental construir una excelente red de proveedores que nos aporten los alimentos, los suministros y los servicios necesarios.
 
Uno de los apartados esenciales de este ámbito de tu actividad es seleccionar correctamente a tus proveedores, atendiendo criterios de óptima calidad, plazos, precios favorables, condiciones de pago, garantías, devolución y otras consideraciones específicas. Si no cuentas con un gran equipo, ni con los aprovisionamientos que precisas, todo será más difícil.
 
No lo dudes: tu red de proveedores es imprescindible para mejorar tu productividad, tu imagen, tu competitividad, la satisfacción de tus clientes y la rentabilidad de tu negocio.
 

El control de los proveedores

 
Ahora bien, seleccionarlos adecuadamente es el comienzo de tu trabajo al respecto, no el final. A continuación, debes gestionar correctamente tu política de compras y suministros, tu relación con ellos, la recepción, la calidad, los tiempos de entrega y los pagos vinculados con tus proveedores.
 
Un ejemplo de programa de control de proveedores muy habitual es la hoja de cálculo Excel, con la que todos contamos en nuestros ordenadores portátiles o de sobremesa. Se trata de un recurso básico, pero eficaz, sobre todo al principio. Existen un buen número de cursos presenciales u online, así como de tutoriales en Internet, que te permiten sacarle el máximo partido a la gestión de tus proveedores.
 
Además, también puedes descargarte plantillas con las que podrás crear, gestionar, modificar y aprovechar una base de datos adecuada para controlar los pagos, los pedidos, las entregas y todo lo relacionado con los suministros.
 
Evidentemente, nadie nace aprendido, ni siquiera en un programa tan popular como este. Tendrás que apostar por la formación, dedicar tiempo a dominar esta herramienta, o bien acudir a profesionales especializados para llevar a cabo esta tarea, siempre y cuando puedas permitírtelo.
 

Apoyos valiosos para la gestión de proveedores

 
Si tu negocio tiene unas dimensiones y una rentabilidad significativas, como puede ser el caso de franquicias o redes de establecimientos con compras conjuntas, muy probablemente te hará falta contratar a especialistas en logística, compras o economía para llevar a cabo correctamente esta actividad.
 
Además, existen herramientas informáticos específicas que te ayudarán a simplificar esta labor. Los hay estándares y personalizados. A menudo, contratar a un desarrollador informático que cree un programa específico a partir de tus necesidades es una decisión harto inteligente. Tras la inversión inicial, dispondrás de un eficaz sistema actualizable que te permitirá gestionar e interpretar todos los datos en tiempo real, en función de tus necesidades y circunstancias.
 
La consolidación de la nube y las nuevas tecnologías digitales hace posible gestionar estas bases de datos con absoluta seguridad desde cualquier lugar, no necesariamente desde la propia empresa. Contabilizar ingresos y gastos de un modo agrupado, crear, modificar o eliminar categorías de contactos, generar información útil en tiempo real sobre la actividad y optimizar nuestro tiempo, dedicándolo sobre todo a las tareas más productivas, son las ventajas de contar con estos programas o herramientas de gestión de proveedores.