Esta semana se hablará de... Controlar la cocina desde la administración

Seguimos dentro de las semanas decisivas para controlar la incierta cuarta ola -que no sabemos si llegará o no, ni hasta dónde “nos tapará el agua”-. Hemos sabido que al Estado de Alarma le quedan cuatro semanas, lo que significará la vuelta a la libertad de movimientos entre Comunidades Autónomas y el final del toque de queda. Los hosteleros debemos estar preparados para ambos hechos, sobre todo en zonas de segundas residencias y localidades turísticas, ya que hay ciudadanos que llevan desde octubre esperando a que se abran las Comunidades para cambiar de aires… y eso puede afectar a nuestra facturación y a nuestra previsión de aperturas y de compras.

Esta noche se entregan los Soles Repsol, el galardón de las academias regionales de gastronomía que marca el camino gastronómico por zonas y por tipo de comida, ya que es un premio más rápido y flexible que las Estrellas Michelin porque el despliegue de los académicos es, evidentemente, mayor y más estrecho. Como decíamos en diciembre sobre la Gala Michelin, habrá que estar atentos a estos premios para ir adelantándonos a las tendencias que dominarán los próximos años y que ya empiezan a despuntar entre los restaurantes gastronómicos.

Siguiendo la línea de las últimas semanas de ayudaros a diseñar un correcto y rentable sistema de administración en vuestros bares y restaurantes, esta semana os propondremos que implantéis cinco herramientas administrativas para el control de la cocina y, en ocasiones, de la sala. La semana pasada os hablamos de controlar mejor los pedidos y su sistema de administración, y hoy os queremos hablar de las herramientas que una persona de administración puede crear para conseguir que ganemos más dinero con nuestra cocina y nuestra sala.

Os animamos a seguir estos consejos. Cada uno va unido a una herramienta fácil de crear y de actualizar que debe estar siempre presente en nuestro restaurante:

Identifica tus productos críticos

Está demostrado que la mayoría del gasto en compras de un restaurante se concentra en 5-7 productos particulares. A esos productos los llamaremos los “productos críticos”. Como si fuera el principio de pareto de la hostelería, os aseguramos que, controlando esos productos, estaréis controlando el 80% de las compras de cocina. La idea es controlar todo lo máximo posible con el mínimo esfuerzo. Te aconsejamos que controles al céntimo ese puñado de productos y tendrás controlada tu cocina. En estos productos nos jugamos nuestra rentabilidad ¿Y qué herramienta os recomendamos para eso? El relevé. Esta herramienta consiste en controlar (pesar o contar) cada día, tanto al inicio del día como al final, la cantidad de ese producto que tenemos en nuestra cocina, además esa herramienta contiene el peso de las mermas (de servicio y de procesamiento) de ese producto. De manera que, con una sola hoja, hemos controlado lo que tenemos en nuestras cámaras, lo que hemos comprado, lo que hemos consumido y con lo que nos quedamos al final del día. Si esa cifra resultante la comparamos con las ventas de ese producto en ese día según nuestro TPV, sabremos al detalle si se nos están escapando esos productos críticos de nuestro control y los kilos que hemos perdido.

¡Haz inventario! 

Tienes que saber lo que tienes. Para alguien ajeno a nuestro sector, puede resultar sorprendente saber que 4 de cada 5 restaurantes no hacen inventario ni valoran económicamente dicho inventario. El inventario tiene una triple utilidad: dar una sensación de control ante tu equipo, sirve para localizar producto (tanto de cocina como de sala) que no se sabía que se tenía y es una herramienta importantísima para el control (ante mermas, robos, etc…) y para saber la realidad de nuestro negocio. Si no hacemos inventario no sabemos el resultado real de nuestra empresa. Os aconsejamos que hagáis inventario semanal de sala (así, aprovecháis para detectar desviaciones y para hacer pedidos) e inventario mensual de cocina (puesto que el control exhaustivo de los productos importantes ya lo hemos hecho con el relevé diario que os hemos propuesto anteriormente).

Ten claro lo que compras, a quién le compras y a qué precio le compras

Hazte una hoja de pedidos. La semana pasada os hablábamos de este tema de soslayo y hoy entramos en materia. Os proponemos que tengáis por escrito una hoja de pedidos en la que figuren todos los artículos que compráis en vuestro restaurante con su correspondiente precio y agrupados por proveedores. En esa misma hoja, en cada proveedor, figurará su teléfono y persona de contacto, el día de hacer pedido y el día de entrega de éste. De manera que cualquier persona de tu local puede hacer el pedido rápidamente y sin caer en errores de formatos, de proveedores o de precios. Y si eres tú la persona encargada de hacer el pedido, te vendrá genial para tener claras las fluctuaciones de precios. Os recomendamos que los precios de la hoja de pedidos vengan vinculados a los del inventario y a los de los escandallos de la carta. De esta manera, el control es inmediato y triplemente eficaz.

Controla las mermas

Lo que se tira a la basura también nos cuesta dinero. Tener una hoja de mermas en cocina y en sala, donde los responsables apunten cada cosa que se tira, se rompe o se devuelve, nos hace tener un control mayor de nuestras desviaciones. Además, para nuestro equipo, el hecho de que apunten cada cosa que se pierde hace que tomen conciencia de la cantidad de despilfarro y de errores que hay en el restaurante. Se lo tomarán todo más en serio.

¿Quieres saber cómo has gestionado tu restaurante al momento?

Crea un diario de albaranes. Esta herramienta es muy fácil de crear y de llevar al día y, al mismo tiempo, tiene una utilidad enorme. El objetivo de crear un diario de albaranes es saber cada día lo que nos gastamos en nuestro restaurante. Consiste en una tabla en la que figuran todos los días del mes en las filas y, en las columnas, los nombres de nuestros proveedores. Lo único que tenemos que hacer es apuntar en cada día el importe del albarán de compra de nuestros pedidos a los proveedores. De este modo, sabremos el importe de las compras diarias, de las compras acumuladas que llevamos en el mes y cuánto nos estamos gastando en cada proveedor, al momento. Si comparamos este importe de compras diarias y acumuladas mensuales con nuestras ventas diarias y acumuladas tendremos un indicador perfecto para saber nuestro ratio de consumo de materia prima  (¡incluso antes de que acabe el mes!). Os animamos a usar esta herramienta, porque hace ahorrar mucho dinero, y tender un control férreo y diario de nuestras compras.

Esto ha sido todo por esta semana. Os aseguramos que, teniendo estas cinco herramientas, vuestros negocios van a ser mucho más rentables y vais a estar más tranquilos y con una mayor sensación de control.

¡A por ellas, amigos hosteleros! Que tengáis una feliz y rentable semana.