Cómo mejorar el sistema de gestión de reservas de tu restaurante

El sistema de reservas de un restaurante es determinante a la hora de maximizar el beneficio y aumentar la rotación con una ocupación máxima. Pero también es una herramienta que ayuda al cliente a poder confirmar su mesa, y que desde la pandemia ha incrementado su importancia como ‘herencia’ de los momentos más restrictivos. Así pues, ¿cómo podemos optimizar nuestro sistema de reservas?

¿Por qué contar con un sistema de reservas?

Un sistema de reservas para restaurantes aporta al cliente información fundamental hoy en día: saber que, al llegar, encontrará una mesa. Garantizar este tipo de seguridad, supone confianza ante el consumidor, pero también es útil para el local, que dispone así de datos sobre ocupación y puede organizar los servicios con antelación, sabiendo cuánta gente acudirá en cada turno al establecimiento. A todo esto hay que añadir que si hay restricciones de aforo u hora vigentes, cualquier ayuda en términos de planificación es poca.

¿Qué he de tener en cuenta para elegir un sistema de reservas para restaurantes?

Es lo primero que has de plantearte como hostelero. El tipo de sistema de reserva óptimo depende de muchos factores. Así, entre las preguntas que hay que hacerse están:

• ¿Dónde están mis clientes?

No es lo mismo que estos estén presentes en redes sociales o me encuentren por Internet a que suelan descubrir mi local paseando por la calle o porque está en una zona de mucho tránsito.

• ¿Cómo se integra el sistema de gestión de reservas con mi negocio y mis propios sistemas?

Lo ideal es contratar un sistema compatible con la web, la app o el programa de gestión de clientes que ya se tiene.

• ¿Qué servicios necesito?

Algunos locales dan mucha importancia a poder gestionar las mesas de forma digital a través de un plano de la sala. Otros, a que el proceso de reservas sea totalmente automático. Un poco más abajo comparamos funcionalidades entre las opciones disponibles.

¿Qué sistema de gestión de reservas me interesa?

Existen varios tipos de sistemas de gestión de reservas. Algunos son excepcionalmente básicos y tradicionales y, según tu local y tu público, quizás no te haga falta nada más. En cambio, en otros casos sí es conveniente hacer algún tipo de inversión de dinero y/o tiempo en opciones más tecnológicas.

• Presencial y telefónica: libreta, papel y boli

  Las costumbres de toda la vida siguen siendo importantes en muchos contextos. Mucha gente todavía se acerca al local a preguntar o descuelga el teléfono para hacer una reserva.

  Por eso es relevante dejar claro el horario del local y habilitar un teléfono operativo y, aunque parezca una obviedad, atenderlo: que el que quiera reservar o preguntar cualquier duda se vea correspondido.

  Junto al teléfono es frecuente disponer de un libro de reservas físico que sirva de organizador, a modo de agenda diaria, donde puedas marcar la hora del servicio, el número de comensales y, si te lo han adelantado, qué van a pedir. Y, si te animas, también es posible usar una versión digital.

• WhatsApp y otros chats

  Cada vez hay más clientes que hacen uso de sistemas digitales, pero no todos se sienten cómodos descargándose aplicaciones específicas o dando su email. Para ellos es interesante dejar abierta la posibilidad a reservar por chats comunes que ya usan a diario, es decir: el WhatsApp, que ya puede servir para tu negocio.

  
  También es útil, si tu local tiene página de negocio en Facebook, utilizar su herramienta Messenger para cerrar reservas; o hacer uso de instrumentos como Google My Business, que permiten a los clientes reservar desde Google Maps.

Hacia una mayor digitalización y conectividad

• Todo en uno: TPV + gestor de reservas

  Algunos gestores de reservas están integrados en los TPV, que ofrecen servicios complementarios a su función básica de terminal punto de venta. Entre algunas de ellas, además de ayudarte con escandallos, compras e inventario, podrás organizar las reservas de tus clientes.

• Agregadores de locales

  Herramientas como Google Maps o aplicaciones como TripAdvisor agrupan muchos establecimientos en su plataforma y funcionan como redes sociales para restaurantes. Si uno se registra en su plataforma puede acceder a servicios como sistemas de reservas y reseñas, entre otros.

  Nunca está de más tener en cuenta alguno de estos sistemas siempre y cuando sea posible integrarlos digitalmente para no generar overbooking o solapamiento de reservas. A estas plataformas acuden muchísimos clientes hoy en día para consultar dónde salir a comer o cenar. Por eso es importante cuidar las reseñas (y cuidarse de ellas, también) y, en general, mantener actualizado el perfil de tu local.

• Plug-ins de terceros para webs propias

  Integrar un sistema online de reservas en la web de tu negocio es interesante porque algunas de las herramientas más conocidas te dan esa posibilidad:

• TheFork

Antes llamadas El Tenedor Manager y Booktable, estas apps de TripAdvisor están presentes en decenas de países, entre ellos, España. Algunas de sus ventajas son que se pueden almacenar las preferencias de los clientes para diseñar un sistema de gestión de clientes, ser capaces de digitalizar la sala o realizar email marketing.

• Cover Manager

Esta herramienta incluye, además de gestionar reservas, la posibilidad de hacer pedidos delivery. Es una oportunidad para locales que suelen estar llenos, porque da la posibilidad al cliente de realizar otro tipo de consumo. Se integra con Google, OpenTable y otros sistemas.

• Restoo

Aunque permite hacer reservas y busca eliminar los no-shows, su fuerte es organizar la gestión del local. Destaca que automatiza las reservas telefónicas y gestiona turnos de trabajo. Se integra bien con Google, Instagram y Facebook, lo que la hace llamativa de cara a las redes sociales.