Negocios más eficientes gracias al libro de reservas digital

Todos los negocios hosteleros que ofrecen la posibilidad de reservar una mesa o un espacio y también aquellos en los que reservar es un requerimiento, cuentan con un recurso fundamental que recoge toda la información y datos de las que serán las mesas de sus clientes: el libro de reservas.

Nada nuevo bajo el sol, puesto que el libro de reservas lleva empleándose en hostelería desde hace décadas, eso sí, a la antigua usanza, en formato de papel, normalmente un dietario que se renueva anualmente y en el que los datos, las fechas y las horas de cada mesa se cogen a mano y se escriben una a una.

Esta herramienta, por simple que pueda parecer, es imprescindible para la correcta organización de barras, salas, salones, terrazas y cualquier espacio en el que un negocio hostelero de servicio a su clientela, pues permite conocer la ocupación diaria que se asegura el negocio, la disponibilidad que le queda tras cerrar sus reservas y llevar registro de las posibles cancelaciones o cambios que efectúen los clientes.

Restoo almacena la base de datos de clientes del restaurante para tener un histórico y conocer a tus mejores clientes. Antes, toda la información de los clientes y reservas se perdía.

Qué es un no show y cómo afecta a la hostelería

La pandemia marcó un antes y un después en la cantidad de negocios hosteleros que no tenían libro de reservas y funcionaban aceptando clientes a medida que llegaban al establecimiento. La situación vivida entonces obligó a la hostelería a organizarse por turnos delimitados, controlando aforos y horas de entrada de clientes, incluso para aquellos que nunca habían funcionado con libro de reservas previamente. Pasada la situación, algunos de ellos volvieron a sus antiguos sistemas, pero otros tantos pasaron a incorporar un sistema de reservas, quedándose el libro como herramienta clave en sus restaurantes, bares, etc.

Desde entonces, también los clientes han cambiado su forma de plantear el salir a comer o cenar, y se han acostumbrado a reservar. En ocasiones… a reservar en más de un lugar, sin decidirse por dónde acudirán hasta el último momento, o a reservar sin recordar lo importante de avisar y cancelar su reserva en caso de no poder acudir al restaurante.

Así, ha aparecido un término en la hostelería para denominar una realidad que no es nueva, pero tristemente, sí frecuente: el “no show”, concepto anglosajón para expresar la situación en la que un cliente que tiene una reserva no aparece, pero tampoco cancela, impidiendo que el negocio pueda poner de nuevo su mesa a disposición de otros potenciales clientes interesados y, en consecuencia, provocando la pérdida del beneficio asociado a ella. Especialmente en locales pequeños, esto puede arruinar el plan de negocio y la rentabilidad que el hostelero y su equipo esperasen alcanzar.

Restoo: el sistema de reservas inteligente

Victor Soto, CEO y fundador de Restoo, nos da las claves de esta solución y nos explica cómo marca la diferencia a nivel de resultados para el negocio hostelero que decide alinear su libro de reservas digital con su estrategia de ventas.

• ¿Qué es Restoo?

Restoo es un sistema de reservas digital que permite al restaurador maximizar la ocupación de su negocio hostelero manteniendo el control sobre sus reservas en todo momento. Esta intuitiva solución permite a los hosteleros definir su propia estrategia de ventas, eliminando los conocidos como “no shows”, es decir, reservas que no aparecen y dejan la mesa vacía, gracias a las políticas de cancelación que incluye.

• ¿Cuál es el principal objetivo de Restoo como solución para la hostelería?

Restoo soluciona problemas de organización y ayuda al hostelero a optimizar al máximo las reservas en su restaurante basándose en la estrategia empresarial que él o ella mismos hayan marcado para su negocio.

Con esta solución, el negocio puede aceptar reservas online de sus clientes veinticuatro horas al día, los siete días de la semana y, a la par, mantener el control total de la situación del libro de reservas desde cualquier dispositivo. Y todo de una manera intuitiva, sin libro de instrucciones.

Pretendemos que Restoo sea realmente una intuitiva herramienta que ayude al hostelero a eficientar mejor su negocio. Nos posicionamos como partners de su negocio ayudándole en todo momento a lograr sus objetivos. 

• Pero Restoo es más que un libro de reservas digital, ¿no es así?

En efecto. Restoo incluye otras funcionalidades que permiten al hostelero vender de manera anticipada todo tipo de experiencias, ayudando así a incrementar el ticket medio del cliente. Todo lo que sea susceptible de ser “reservado”, puede gestionarse a través de Restoo. No solo la reserva de una mesa, también menús, experiencias, espacios concretos…

• ¿Qué beneficios observa el profesional de la hostelería que apuesta por implantarlo?

Adicionales a los ya mencionados, de control sobre la ocupación y las reservas y el aumento del ticket medio, Restoo facilita la fidelización de los clientes que visitan el establecimiento pues permite conocerlos mejor y comunicarse con ellos de manera automática.

También podemos hablar de un beneficio de mejora de la imagen de la marca, en tanto el cliente observa que su proceso de reserva es más sencillo, fácil y eficiente. Es un buen primer contacto con alguien que apuesta por ir a tu establecimiento, sin duda.

• ¿En qué tipo de dispositivo pueden usar los hosteleros Restoo?

Restoo se puede gestionar desde cualquier dispositivo, ya que se puede integrar en todos ellos y es la solución de este tipo más fácil de usar y más intuitiva del mercado.

• ¿Y qué tipo de negocios hosteleros la implantan?

Pues pueden implantar Restoo restaurantes de todo tipo, pero también beach clubs, hoteles… teniendo en cuenta que no solo reserva mesas, sino que se hace una venta de experiencias, pues todas las que se le ocurran al restaurador o profesional de la hospitalidad que pueden llegar a reservarse en su negocio. Paellas, menús, mesas privadas, camas balinesas, hamacas… todo dependiendo del perfil de negocio y tipo de estrategia que siga.

• ¿Podrías darnos unas claves para entender cómo funciona Restoo?

Claro. Lo que ofrecemos para empezar es la posibilidad de crear un libro de reservas para el restaurante y damos una formación al cliente en la que le explicamos cómo funciona, cómo se configura y cómo se le puede sacar el máximo rendimiento al sistema.

Una vez entendido esto, ofrecemos la posibilidad de hacer una prueba gratuita de 14 días para que el restaurador vea si le gusta, si se adapta el sistema… y es pasada esa prueba cuando el restaurador puede decidir si quiere continuar o no con el servicio.

También ofrecemos la posibilidad de cambiar de plan de un mes a otro en base a las necesidades del establecimiento, la estacionalidad y demás.

• ¿Cómo y cuándo se creó Restoo?

Pues en el año 2003 arranca Team Interactive como agencia de marketing online y desarrollo de aplicaciones, pero no fue hasta 2016 cuando, en paralelo, nació el embrión de Restoo como web responsive para restaurantes. Desde entonces fue creciendo y en 2018, dos años después, se produjo su lanzamiento oficial.

En 2020, durante la pandemia, desarrollamos soluciones gratuitas para el sector con las que la gente podía comprar bonos de dinero para consumir en sus restaurantes favoritos cuando llegara el momento su apertura. Muchos restaurantes pequeños pudieron sobrevivir gracias a las aportaciones de sus clientes y familiares.

• Y una vez superada la pandemia, ¿cómo ha sido su crecimiento?

Entre 2021 y 2023 hemos logrado un crecimiento exponencial del más del 100% anual y este 2024 esperamos continuar creciendo con el lanzamiento del New Restoo en el que volcamos todas las mejoras tras la experiencia de los años anteriores y después escuchar las solicitudes de nuestros clientes y amigos.

• ¿Puedes dar alguna pista de las novedades que llegan con New Restoo?

Se ha mejorado la usabilidad para cualquier dispositivo, que es una nuestras mayores ventajas y, además, ahora nos adaptamos mejor a todo tipo de pantalla. La solución es más intuitiva y fácil de usar que nunca. Además, la visualización de las reservas puede hacerse en el formato que el hostelero prefiera, con plano, con cronograma y con briefing.

A esto se le añade que el sistema seleccione al cliente de la base de datos inteligente, agilizando la toma de su reserva y hemos logrado que asigne mejor la mesa para maximizar la rentabilidad del negocio.

• ¿Dónde puede contratarse Restoo?

Actualmente estamos presentes con la solución en más de 11 países, España, Italia, países de LATAM, Portugal, Andorra, Suiza… Hemos gestionado más de 136 millones de personas, repartidas entre todos los países en los que nos encontramos.