La importancia de los albaranes en hostelería: qué son y para qué sirven

Es más que probable que en distintos lugares de tu restaurante haya unos papeles de diversos colores y formatos que traen los proveedores junto con su mercancía. 

En ellos, el proveedor documenta lo que lleva cada uno de sus pedidos y alguien de tu equipo lo firma o lo sella: son lo albaranes. Pero ¿para qué sirven los albaranes? ¿Cómo distinguirlos de las facturas? ¿Qué hay que hacer con ellos? 

Estas preguntas surgen a diario y desde Nexho queremos responderos a estas y más dudas sobre este documento imprescindible y omnipresente en nuestros bares y restaurantes. 

¿Qué es un albarán? 

Es un documento que prueba la recepción de una mercancía o la prestación de un servicio. Sí, también cuando un proveedor nos presta un servicio nos entrega un albarán, por ejemplo, cuando realizan la supervisión de los extintores o cuando viene a arreglarte cualquier equipamiento de cocina. En la mayoría de los casos, hablaremos de los albaranes como el documento que prueba que tú, en tu restaurante, has recibido una mercancía y que estás de acuerdo con las condiciones que refleja dicho albarán. 

¿Qué refleja un albarán? 

Como acabamos de mencionar, el albarán da fe de que tu empresa está de acuerdo con las características de la mercancía recibida en todos sus extremos. Posteriormente, el proveedor se basará en ese albarán para emitir la factura correspondiente a ese pedido. 

¿Qué datos incluye un albarán? 

Numeración, fecha de entrega de la mercancía, datos del proveedor, datos del cliente, datos físicos de lugar de entrega y la parte más importante para nosotros, la descripción detallada de los productos que vienen en el pedido. 

¿Qué función tiene el albarán? 

Tiene una función determinada para cada una de las partes: para nuestros proveedores es útil porque la firma o sellado del albarán prueba que el cliente ha recibido la mercancía especificada y que está de acuerdo con ella. Para nosotros, nos sirve para comprobar las condiciones de compra, de tarifas, de precios, de descuentos, de pesaje, de formatos o incluso, la trazabilidad, de la mercancía recepcionada. 

¿Cuáles son las principales características de un albarán? 

• No tiene validez fiscal. 

Dicho de otra manera, tu gestoría no lo necesita para nada ya que no te puedes desgravar un gasto ni en IVA, ni en IRPF, ni en el Impuesto de Sociedades basándote en un albarán. 

• No genera obligación de pago.  

Unido a lo anterior, la aceptación y firma de un albarán no genera que estés obligado a pagarlo. Ese albarán se consolidará en una factura y cuando recibas de tu proveedor esa factura es cuando se genera esa obligación de pago de ese pedido cuya aceptación, por tu parte, ha reflejado el albarán. 

• Es revisable y modificable. 

De hecho, para eso existe este documento, para que, cuando lo recibes junto con la mercancía, compruebes que lo recibido coincide con lo que refleja el albarán y con lo que le pediste al proveedor.

En caso de que no sea así, os recomendamos que marquéis el dato con el que no estáis de acuerdo, ya sea cantidades o precio o formato o un producto de una calidad inferior o en mal estado que haya sido devuelto y que os quedéis con una copia de ese albarán modificado ya que lo podréis usar para cualquier reclamación posterior. 

• Podría no tener más datos que los básicos.  

Efectivamente, al ser el albarán un documento de entrega, algunos proveedores solamente escriben en el albarán el artículo, pero no detallan otros datos, por ejemplo, el precio. Ese tipo de albarán se denomina “albarán no valorado” o, simplemente, “nota de entrega”.

Entregar este tipo de albarán es legal, pero para un mayor control de tus gastos en compras de materia prima, te recomendamos que exijas al proveedor que el albarán tenga todos los datos del pedido y de la mercancía. 

¿Para qué sirven los albaranes, una vez comprobados con la mercancía? 

La primera función es esa, acreditar que estamos de acuerdo con la mercancía recibida en las condiciones que refleja el albarán. 

Pero la utilidad del albarán no acaba ahí. El albarán nos sirve para más cosas: 

• Actualizar los escandallos. 

Al tener un registro del precio al que hemos comprado las mercancías, podemos actualizar los precios que tenemos reflejados en los escandallos y, de este modo, asegurarnos que los precios de venta a nuestros clientes se siguen ajustando a los márgenes que hemos establecido para asegurarnos nuestra viabilidad. 

• Actualizar la hoja de pedidos. 

La hoja de pedidos es un documento de una gran utilidad que debemos usar en cocina y en sala donde se reflejan todos los artículos que podemos pedir en nuestro restaurante agrupados por proveedores y con los precios de compra negociados.

Esto nos sirve para detectar subidas de precios, algo muy útil en periodos de alta inflación como el actual (enlace a un artículo sobre esta herramienta de finales del 21) 

• Comprobar y rectificar las facturas.  

Como os hemos comentado, después de la firma y aprobación del albarán, el proveedor emitirá una factura basada en lo que ha probado el albarán.

Por ello, hasta que no nos llegue la factura y comprobemos que coincide con el albarán, no debemos tirar el albarán porque sólo podemos realizar una reclamación si tenemos la prueba del albarán 

• Tener datos más completos sobre la mercancía.  

Hay casos en los que las facturas nos las emiten los proveedores con los datos agrupados de los albaranes, es decir, una factura agrupa a varios albaranes, pero no detalla la mercancía que venía en cada pedido. Por ello, es interesante guardar los albaranes de este tipo de proveedores.

Además, en algunos casos como en los pescados, se une al albarán una etiqueta de trazabilidad del producto que es necesaria antes inspecciones sanitarias. 

Con esto esperamos haberos resuelto las dudas y daros las claves para sacar el máximo partido a vuestros albaranes y aprovecharlos para aumentar el control y la rentabilidad de vuestros negocios.