Briefing en hostelería: qué es, para qué sirve y cómo hacerlo

El hostelero de a pie de calle tiene muchas virtudes y muchos defectos, uno de ellos es el de menospreciar el poder de las reuniones y no dedicarles tiempo a éstas. Ese hostelero piensa que hacer reuniones es cosa de grandes empresas, que se pierde mucho tiempo, que no sirven para nada y que, si acaso, pueden servirles a restaurantes de alta gastronomía y no a su bar o restaurante. 

Esta es una creencia falsa. Y no sólo es falsa, sino que es una creencia dañina para las relaciones laborales en un restaurante, para el ambiente de trabajo y para la rentabilidad del negocio. 

Hemos dedicado varios capítulos de nuestro podcast a la importancia de las reuniones, algunos de ellos de la mano de profesionales de la sala y de la cocina, también para el hostelero medio. Reuniones que van desde las que se deben tener trimestralmente con la gestoría, hasta las que se deben tener entre los socios.  

Ahora os vamos a hablar de las reuniones que deberíamos tener con nuestro equipo en el día a día de nuestro negocio y de nuestros servicios. 

¿Qué es un briefing?

Básicamente, es una reunión breve para hacer una puesta en común antes de arrancar cualquier acción de un equipo de personas, en nuestro caso, antes de arrancar un servicio. 

Son las últimas instrucciones y apuntes que nos comunicamos en cada restaurante antes de que comiencen a entrar los clientes, como se diría en términos futbolísticos, la última charla antes de saltar al campo a disputar el partido.
 

¿Quién interviene en un briefing?

Nuestra recomendación es que se realice un briefing por brigada, con todos los miembros de esa brigada, y, posteriormente, otro con las personas con mayor responsabilidad en el servicio, como jefes de partida, jefes de cocina, jefes de rango, etc. 

En las reuniones por brigadas, principalmente, la de cocina y la de sala intervendrán todos los miembros y será la antesala del briefing general. 

¿Cuánto debe durar un briefing?  

La duración ideal de un briefing sería inferior a 10 minutos. 

¿Cuándo se debe hacer un briefing?

Unos minutos antes del servicio. Pongamos, por ejemplo, un restaurante que abre al público su cocina a las 13:30, pues el horario ideal sería arrancar con estas breves reuniones a las 13:00. 

¿Qué temas se tratan en un briefing?  

En los briefings por brigadas se habla de lo que ha sucedido en dicho departamento hasta la hora del briefing. Por ejemplo, asistencia y puntualidad de los miembros del equipo, problemas de reparto de algún proveedor, feedback y opiniones del servicio de la noche anterior, comentarios sobre la mise en place de este servicio, problemas con la mercancía recibida en temas de precios, cantidades, defectos… 

Por último, el responsable de esa brigada, indica las responsabilidades de cada empleado en ese servicio, comprueba que esto está preparado para el servicio y comenta las reservas o previsiones de clientela que existen para ese servicio. 

En los briefings grupales, como os decimos, intervienen los responsables de cada brigada. 

Es el momento perfecto para tratar los asuntos más transversales, los que afectan a todo el restaurante. Por ejemplo, hablar de quién viene hoy a comer, de las peticiones especiales de los clientes, de alergias, de intolerancias, de eventos especiales que esté celebrando un cliente y de cómo estar a la altura, de cancelaciones de última hora, de previsiones meteorológicas en caso de tener terraza o de ser un restaurante cuyo acceso depende de esas condiciones, de las quejas o alabanzas transmitidas por los clientes al personal de sala en el último servicio, de la disponibilidad de algunos platos o la no disponibilidad de otros, de las recomendaciones y los platos fuera de carta que los responsables de cocina deben transmitir a los de sala… 

Como veis la cantidad de información útil que se puede trasmitir en un briefing es enorme. 

¿Qué ganamos haciendo un briefing?

• Menos problemas durante el servicio: muchos hosteleros se quejan de que sus empleados van como “pollos sin cabeza” durante el servicio o de que se pierde mucho tiempo hablando y discutiendo cosas o de que el cliente sufre los desajustes del equipo por no estar este bien coordinado. Todo esto es solucionable con briefings pre-servicio. 

• Los empleados se sienten escuchados: les estamos dando unos minutos de libertad y de acceso para hablar con sus responsables. 

• El equipo se siente involucrado: una de las cosas que más fideliza a un empleado es ver que sus jefes les dedican tiempo a ellos y a hacer que su servicio salga lo mejor posible. Tenemos que concienciarnos de que a la gente le gusta trabajar en un entorno organizado y sabiendo lo que se espera de ella. 

• El equipo sale lleno de energía al servicio: esos últimos minutos de charla y de conexión real hacen que el equipo esté con las pilas cargadas para comenzar el servicio y con la seguridad de ir por delante y de saber todo lo que va a suceder y para lo que tienen que estar preparados.  

• La satisfacción del cliente aumenta: al estar todo más organizado y estar todo el equipo volcado en los detalles, el cliente se siente mejor y más satisfecho con el restaurante. Pensad que un cliente que hace una petición especial en una reserva (como una trona o una vela para un pastel de cumpleaños o alguna indicación alimentaria) se ha tomado la molestia de reflejar esa petición con la esperanza de que el restaurante la cumpla. 

Como veis, tanto el equipo como el cliente salen reforzados por el hecho de realizar esta práctica sencilla y breve del briefing.