Recomendaciones para abrir un restaurante o negocio de hostelería

¿Estás pensando en abrir un restaurante en España? La apertura de un negocio de hostelería es un proceso intenso con un camino a recorrer que implica elaborar un plan y que demanda una constante toma de decisiones.

Para acertar, debemos analizar y sopesar de inicio una serie de variables. Cuánto más invirtamos al principio en nuestros análisis más certeros serán nuestros siguientes pasos.

Qué debo tener en cuenta para montar un restaurante

Estas son nuestras recomendaciones para abrir un restaurante, ¿comenzamos?

Decidir la forma jurídica del negocio

Antes de abrir un restaurante el primer paso es decidir la forma jurídica en la que vamos a ejercer la actividad. La más usual y recomendable es la sociedad limitada, si bien la otra opción más valorada sobre todo para el autoempleo es la de autónomo o trabajador por cuenta propia, cada vez más en desuso por la pérdida de valor añadido de la que disfrutaba esta figura hasta que se limitó el uso de módulos que era su gran ventaja.

Por tanto, la sociedad limitada bien con socios o con como sociedad unipersonal sería la más recomendable. Nos protegerá a nivel personal del devenir empresarial del negocio, separando nuestro patrimonio familiar del profesional.

Tendremos que nombrar un administrador dentro de los socios, que será la persona que representará a la sociedad y firmará los contratos con empleados, proveedores y suministros. El ser administrador conlleva unas obligaciones, y más riesgo que el resto de los socios, por eso se debe de pensar bien quién ejerce ese cargo, que además suele ser no remunerado.

¿Negocio propio o franquicia?

Una vez que decidamos la forma jurídica con la que poder actuar deberemos decidir si optamos por abrir un negocio propio o un negocio en franquicia. La gran diferencia entre una u otra opción es que en la primera todo el desarrollo será por nuestra cuenta y riesgo, personalizando a nuestro gusto cada una de las características del negocio a montar.

Decidirnos por una franquicia nos ayudará si no lo tenemos claro a adherirnos a un modelo de negocio ya contrastado, con una marca y diseño ya conocido, que nos ofrecerá un desarrollo culinario ya testado, un listado de proveedores cerrados y una formación adecuada a ese modelo concreto.

A cambio tendremos que firmar un contrato de franquicia que nos obligará a unas contraprestaciones económicas de inicio, el pago de un tanto por ciento de las ventas mensuales, y a comprar a proveedores en concreto que trabajan para la franquicia. Cualquiera de las dos maneras tiene su ventajas e inconvenientes, pero debemos analizar bien que conocimientos tenemos y con que recursos contamos para tomar una u otra decisión.

El Plan de Negocio

Es la herramienta básica a la hora de lanzarnos a emprender. Nos sirve para poner sobre el papel toda la información relativa al negocio que queremos montar.

Un buen plan de negocio debe analizar sus características, plantear un local tipo, hacer estimaciones de rentabilidad, estimar los flujos de caja para varios ejercicios, establecer distintos escenarios -de más optimista a más pesimista- para medir la resistencia del modelo de negocio a posibles inconvenientes, analizar el entorno del negocio (mediante el análisis PEST, por ejemplo) y analizar estratégicamente el negocio desde dentro (mediante el análisis DAFO, por ejemplo).

Con todas estas variables analizadas y desarrolladas por escrito tendremos la biblia de la vida de nuestro proyecto. El Plan de Negocio nos sirve, además, como herramienta de negociación en la búsqueda de financiación, tanto bancaria como de proveedores o de posibles socios.

Búsqueda del local

Deberemos plantearnos si pagar más por estar en primera línea de calle, si nuestro modelo es más de delivery podemos ir a situaciones no tan premium, pero si nuestro modelo se basa en la alta rotación necesitaremos establecimientos con mucho paso; lo mismo con las necesidades mínimas, salida de humos o no, terraza temporal o permanente, superficie necesaria para cocina y almacenes, etc. y, por supuesto, analizar el entorno, si nuestro modelo necesita una zona ejecutiva o residencial, o quizás ambas; con todas estas variables y con nuestra hoja de ruta financiera podremos tomar la mejor decisión.

El análisis de viabilidad del concepto

Este análisis se hace cuando se empieza a visitar y a negociar los posibles locales donde implantar el restaurante. Es la transcripción económica del concepto del tipo de restaurante que tenemos en la cabeza, pero aplicado a las características distintivas y a los compromisos económicos de cada local que vamos viendo. Este análisis responde a la pregunta de ¿el concepto que tengo en la cabeza puede funcionar en este local? 

La forma de hacer este análisis es plantear cómo sería la estructura de costes del negocio en ese local a todos los niveles: personal (haciendo los horarios, adjudicando categorías y sueldos, definiendo rangos y horarios de servicio), materia prima, alquiler y gastos generales.

El modelo debe ser rentable con un 40%-50% de ocupación del local basándonos en el ticket medio definido en nuestro concepto. En este punto, os queremos dar un consejo: no escojáis un local, por mucho que os guste, si necesitáis llenarlo todos los días para hacerlo rentable. Lo ideal es que con un 40%-50% de ocupación ya se llegue al punto de equilibrio.

Licencias, permisos y burocracia

Si quieres saber todo sobre la parte burocrática, paralela a la apertura de un restaurante, desde quien autoría su apertura, qué documentos son necesarios y qué certificaciones debe tener, puedes encontrar un contenido dedicado a responder esta pregunta aquí mismo.

El análisis de la inversión

Un fallo muy habitual es no calcular bien el importe de la inversión de abrir un nuevo local. En casi todos los casos, nos encontramos con aperturas cuyo coste ha superado con creces el presupuesto inicial planteado. Esto hace que sea imperioso exigirle una alta rentabilidad al restaurante desde el momento de la apertura. Ese es un gran error muy habitual. Los restaurantes, como las personas, necesitan tiempo para asentarse, madurar y crecer hasta ser rentables.

Si se empieza un negocio con urgencias es muy probable que se tomen decisiones equivocadas y precipitadas. Os sugerimos analizar bien la situación de cada local para evitar sorpresas que hagan que la inversión se dispare. Pedid tres presupuestos por cada partida de la inversión inicial y haced un cronograma general de las fases, áreas y tareas en cada momento de los meses de pre-apertura. Y, por supuesto, empezad el restaurante teniendo un fondo de maniobra en el banco, lo que comúnmente llamaríamos 'un colchón'.

Búsqueda de financiación

Una vez tengamos bien reflejado que queremos hacer, hacía donde queremos ir y cuanto necesitamos para abrir, vamos a buscar la financiación para realizarlo. Y para ello hay que dividir entre financiación propia, la que ponen los socios del proyecto o ajena, que es la que pone el banco o inversores externos.

Dentro de la inversión ajena podemos optar a inversión privada como son las entidades bancarias o empresas de inversión, y la inversión pública que son entidades de la administración que ayudan a los emprendedores con subvenciones o ayudas financieras, como Aval Madrid.

Con toda la información que hemos desarrollado y obtenido en la fase anterior seremos capaces de explicarle de manera objetiva, numérica y profesional a cualquier persona o entidad que pueda tener interés en invertir en el negocio. Importante saber que en la actualidad los inversores muestran interés en proyectos donde los socios tiene un valor añadido que ofrecer al negocio, si los socios tienen un conocimiento amplio de algunas de las áreas vitales del proyecto será siempre un atractivo.

Exactamente lo mismo para las entidades bancarias que cada vez se fijan más en el conocimiento y capacidad de los socios para desarrollar el proyecto. Además, evidentemente que los primeros que tienen que apostar económicamente por el negocio son los socios, sino será complicado conseguir financiación ajena.

Podemos terminar de rematar la parte económica con “ayudas” y rápeles por adelanto de proveedores de hostelería como cerveza, bebidas carbonatadas, café o bebidas espirituosas. Pero siempre después de tener claro el grueso de nuestra inversión y cómo y quién lo va a hacer frente. Recomendamos que sea un dinero adicional que solicitamos, que incluso nos puede servir para tener ese colchón de seguridad de cara a la apertura, pero nunca debe ser la base de financiación de nuestro nuevo establecimiento.

Las previsiones de tesorería

A la hora de abrir un restaurante y de desarrollar un proyecto es básico poder manejar los tiempos financieros del proyecto. Es decir, decidir qué pagar y a quién pagar en cada momento. Además, debemos tener claro cuándo va a entrar el capital necesario para afrontar la inversión.

Si juntamos ambas cosas, las salidas de tesorería con las entradas, tendremos un cuadro que nos dirá, semana a semana, cómo serán nuestros flujos de caja. Así, podremos anticiparnos a cualquier problema de tesorería e iremos planificando cómo solventarlo. Pero recordad siempre que el nivel de endeudamiento de cara a la apertura tiene que ser el menor posible.

Actualmente, muchos proyectos nacen 'muertos' puesto que, al abrir, ya deben importantes sumas de dinero a los bancos (con más de un crédito usado), a los proveedores, a avalistas e, incluso, a los propios empleados. Ese castillo de naipes no podrá soportar los vientos y los desajustes que se producen siempre en una apertura.

Con el local seleccionado, deberemos de empezar la obra (si es que vamos a hacerla) y para ello podremos optar por hacer llave en mano o a destajo. La primera opción, las más recomendable es contratar una empresa que lleve la dirección y ejecución de la obra, con todas sus partidas y oficios, dejando mediante un contrato los costes, fecha de inicio y fecha de fin.

“A destajo” significa que somos nosotros los que vamos contratando los oficios y profesionales. Una opción intermedia es contratar una empresa que lleve la dirección y nosotros ir buscando los oficios e ir aportando el desarrollo. Lo importante es cualquiera de las opciones es tener un planning de fechas y actuación de cada una de las partidas.

Búsqueda de proveedores

Una vez tengamos la obra encaminada con fechas y planning, deberemos de empezar a buscar proveedores y realizar la definición exacta de costes de platos y precio de venta. Para ello tenemos que contar con especialistas, podemos incorporar previamente un jefe cocina para que haga este desarrollo y que luego se incorpore como responsable de esa área, contratar un chef asesor o una empresa especializada que nos ofrezca un servicio de consultoría gastronómica. Sin olvidar que, como decíamos anteriormente, si uno de los socios tiene el valor añadido de aportar el expertise y know how culinario, este sería una forma ideal de tener una oferta gastronómica propia y que no dependiera de un tercero.

Deberemos de tener un mínimo de información de las recetas, ingredientes, forma de realizarlo, costes y precio de venta, si incorporamos entrega a domicilio o take away, en función del público objetivo que hayamos definido tras conocer nuestros clientes potenciales.

Creación del equipo

Mientras la obra va finalizando deberemos de completar el equipo del restaurante y contratar la que será la mano de obra de sala y cocina. Puede ser que además de incorporar previamente al jefe de cocina para que nos ayude a desarrollar el concepto culinario, hayamos incorporado al responsable de sala o encargado para que nos ayude a terminar de definir aspectos del servicio.

Nos quedará por captar y seleccionar nuestra brigada de sala y cocina para que acompañen a nuestros dos responsables. Este es el momento para definir con los responsables funciones y tareas de cada uno de los puestos que se van a incorporar.

Ultimar decisiones: vajilla, uniformes, etc.

Como último escalón para realizar esta apertura de la forma más ordenada posible, podemos buscar ayuda en nuestros proveedores para completar aspectos como la vajilla, cristalería, uniformes, pequeña maquinaria o detalles que puedan aportarnos sin coste alguno, por el hecho de ser sus clientes y trabajar con sus marcas.

Y en esta última fase concretar también la contratación de otros servicios necesarios o profesionales independientes, como agencia de comunicación, imprenta o contable.

Apertura

Una buena opción para la apertura tras montar un restaurante es optar por una “apertura suave”, donde podemos invitar a conocidos a que prueben la propuesta gastronómica, que nos sirva para rodar el servicio de sala, acoplar el equipo y ver si el número de personas que pensamos en su momento que debería tener nuestro equipo es el adecuado o por el contrario tenemos que hacer cambios, o los proveedores nos surten de la calidad suficiente para nuestras propuestas culinarias. De acuerdo con tus estrategias de marketing y tu plan de marketing, puedes tener ya activas las redes sociales del restaurante.

¿Qué se debe tener en cuenta antes de abrir un restaurante?

Si te quedan dudas tenemos un contenido en formato de check list para responder a esta pregunta justo aquí.

¡Y ya estaríamos en disposición de abrir nuestro negocio de hostelería!