Nueva factura electrónica obligatoria: todo lo que tienes que saber al respecto

Para lo mucho que nos va a cambiar la vida a todos los hosteleros y hosteleras, poco se está hablando de lo relativo a la factura electrónica, a Verifactu y demás cuestiones que serán obligatoria a partir del 1 de julio, es decir, en apenas 5 meses.

Hace un año que ya abrimos este tema en Nexho, dada su relevancia y considerando, también, el gran impacto que tendrá en nuestro sector. Durante este tiempo, ha habido avances legislativos que, aunque no logran eliminar algunas dudas sobre cómo será nuestra vida a partir del 1 de julio, sí que nos dan muchas pistas.

Novedades relacionadas con la factura electrónica

Como os decíamos en el artículo de hace un año, estaba pendiente, en cuanto a calendario, saber cómo y cuándo sería necesario adaptar los sistemas de facturación al nuevo marco legal por parte de los proveedores de software. Sólo teníamos claro, en aquel momento, que el 1 de julio de 2025 sería obligatorio para los hosteleros, pero no existía ni un anuncio de especificaciones técnicas ni un calendario para los actores más importantes, los que desarrollan los programas que luego usamos nosotros en nuestros TPV, día a día, y que tanto nos facilitan la vida.

La actualización de la norma llegó en las últimas semanas de 2024 y eso es lo primero que os quiero analizar aquí: el calendario. Según el Real Decreto que aprobaba todo el sistema de facturación electrónica, los desarrolladores de software tendrían nueves meses desde que se aprobara la Orden Ministerial donde se especificarían los detalles técnicos para tener su software listo.

Mi análisis va por el hecho de que, si le sumamos nueves meses al momento en el que se publicó la norma en el BOE, la fecha resultante excede de la fecha obligatoria para todos los hosteleros (y resto de empresas) de tener instalado un software “homologado”.

En esto está mi principal duda… ¿pueden obligar al hostelero a tener instalado un software homologado si las empresas de software todavía estarán en fase de homologación? Esto me hace pensar, y esto es una opinión a título personal, que el Gobierno se acabe planteando retrasar la entrada en vigor de la ley que nos obliga a tener un software homologado por Hacienda hasta el 1 de enero de 2026. Repito, esta es mi opinión a la vista de los acontecimientos y de los plazos legales en los que se está moviendo la legislación.

Opiniones aparte, la aprobación de esta orden hace algunas semanas es relevante porque introduce las características técnicas que deberán tener nuestras facturas y tickets emitidos en nuestros locales de hostelería:

• Para empezar, los sistemas de facturación deberán incluir un código QR de tamaño entre 30x30 y 40x40 milímetros.
• Dicho QR deberá están enlazado con una dirección web específica donde el que recibe la factura tiene todos los datos (NIF, número de factura, fecha e importe).
• Ese QR servirá de cotejo y el software lo enviará inmediatamente a la Agencia Tributaria.

Y claro, aquí es donde entra en juego VERI*FACTU.

¿Qué es VERI*FACTU o Verifactu?

VERI*FACTU o Verifactu es el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de sus registros de facturación.

¿Cómo funcionará VERI*FACTU o Verifactu?

Con esta infografía, explica la Agencia Tributaria el sistema VERI*FACTU:

Para evitar que se produzca el fraude fiscal los sistemas informáticos de facturación están obligados por el reglamento VERI*FACTU, en el momento de expedición de la factura, a generar y guardar o remitir a la Agencia Tributaria un resumen de la factura que lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos, la inclusión de información del anterior registro generado (lo que permite verificar que no se borran facturas anteriores) y, en su caso, la firma electrónica del emisor del mismo.

Además, como os comentaba anteriormente, obligan a que el software incluya un código QR en la factura expedida, cuya lectura (por ejemplo, con la cámara de un teléfono móvil) permite a quien reciba dicha factura remitir fácilmente ciertos datos de la misma a la Agencia Tributaria, para su posible verificación.

Cuando, en el párrafo anterior, os hablo de “guardar o remitir” es un detalle importante, puesto que existirá la opción de que el envío de las facturas a la Agencia Tributaria sea inmediato y constante o la opción de que se almacenen y se envíen posteriormente a la Agencia Tributaria.

En ese sentido, hace unas semanas se aprobó el modelo que deberán firmar las empresas hosteleras si quieren elegir cualquiera de ambas opciones: o un hostelero autoriza a su empresa de software a que envíe sus datos a la Agencia Tributaria o autoriza a su gestoría a que se los descargue del software del hostelero y se los remita a la Agencia Tributaria.

¿A quiénes aplica el reglamento VERI*FACTU o Verifactu?

El ámbito de aplicación del VERI*FACTU es nacional, con una excepción que veremos luego. Este reglamento obligará forzosamente a la digitalización y a la eliminación de todo tipo de sistemas de facturación a mano o en las llamadas cajas registradoras que todavía vemos en muchos bares y restaurantes de España.

Están afectados por este nuevo reglamento también los hosteleros que tributan bajo el régimen de estimación objetiva, es decir, el sistema de módulos.

Por cierto, quiero destacar que VERI*FACTU no se aplica a los hosteleros que ya estén obligados a usar el sistema TicketBai. Si queréis ver cómo será el futuro fiscal de la hostelería en España, podéis preguntarles a vuestros compañeros que tengan bares y restaurantes en el País Vasco. Ellos ya están inmersos en el proceso de adopción de TicketBai, aunque cada uno de los tres territorios vaya a un ritmo distinto.

En cuanto a las regiones que tienen una singularidad en cuanto a la declaración de IVA: Canarias, Ceuta y Melilla, deciros que los hosteleros de estas zonas sí tendrán la obligación de cumplir con los requisitos de VERI*FACTU.

En resumidas cuentas y a fecha de hoy, el 1 de julio de 2025 todos los hosteleros tendrán que tener un software adaptado al nuevo reglamento que ampara a VERI*FACTU.

Os recomendamos que habléis con vuestra empresa de software del TPV para avanzar juntos en este camino que, como os decía antes, todavía no está completamente definido.

Esperamos haberos sido de ayuda, ¡feliz y rentable quincena, amigos hosteleros!